Een kerstpakket geven is leuk. De vraag wat de Belastingdienst ervan vindt, is dat minder. Toch is het de moeite waard om het uit te zoeken, want binnen de werkkostenregeling kunt u meer onbelast geven dan veel werkgevers denken.

Let op: wij zijn geen fiscalist. Dit artikel geeft de hoofdlijnen zodat u het gesprek met uw accountant gerichter kunt voeren. Voor uw specifieke situatie is uw boekhouder de aangewezen persoon.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling, kortweg WKR, bepaalt hoeveel u als werkgever onbelast aan uw personeel mag verstrekken. Alles wat u geeft bovenop het loon — een kerstpakket, een lunch, een cadeau bij een jubileum — komt in principe in deze regeling terecht.

U krijgt een zogeheten vrije ruimte: een percentage van uw totale loonsom dat u onbelast mag besteden. Blijft u daarbinnen, dan betaalt u geen belasting over die verstrekkingen. Gaat u eroverheen, dan betaalt u eindheffing over het meerdere.

Hoe groot is die vrije ruimte?

De vrije ruimte wordt berekend als een percentage van uw fiscale loonsom, waarbij over de eerste schijf een hoger percentage geldt dan over het meerdere. Die percentages en de grens van die eerste schijf worden regelmatig aangepast, dus controleer de actuele cijfers op de site van de Belastingdienst of vraag ze op bij uw accountant.

Waar het praktisch op neerkomt: bij een loonsom van een paar ton praat u al snel over een vrije ruimte van enkele duizenden euro’s per jaar. Een kerstgeschenk van vijftien euro voor dertig medewerkers kost u vierhonderdvijftig euro. Dat past bij de meeste organisaties ruimschoots binnen de ruimte — mits u die niet al aan andere dingen heeft besteed.

Let op wat er nog meer in de vrije ruimte zit

Dit is waar het vaak misgaat. Werkgevers rekenen alleen het kerstpakket mee en vergeten dat er het hele jaar door dingen in dezelfde ruimte zijn geboekt: het personeelsuitje, de kerstborrel, cadeaus bij verjaardagen, de fruitmand bij ziekte. Vraag daarom aan het begin van het vierde kwartaal aan uw boekhouder hoeveel ruimte er nog over is.

Uitzonderingen die van pas komen

De jubileumuitkering

Voor medewerkers die vijfentwintig of veertig jaar in dienst zijn, geldt een aparte vrijstelling. U mag dan een uitkering doen ter hoogte van maximaal een maandloon zonder dat dit uw vrije ruimte belast. Dat is een aanzienlijk bedrag en veel werkgevers weten het niet.

Kleine attenties bij persoonlijke gebeurtenissen

Geeft u bloemen bij een geboorte of een rouwkrans bij een overlijden, dan valt dat onder de attentieregeling en niet in de vrije ruimte, mits het geen geld of waardebon is en het bedrag beperkt blijft. Een gegraveerd geschenk bij de geboorte van een kind valt hier doorgaans onder.

Waarom een cadeaubon fiscaal ongunstiger kan uitpakken

Een waardebon wordt fiscaal anders behandeld dan een cadeau in natura. Bij de attentieregeling zijn geld en waardebonnen expliciet uitgesloten. Een tastbaar geschenk kan dus in gevallen waar een bon niet mag. Nog een reden om iets te geven in plaats van een tegoed.

Praktisch: wat noteert u?

De factuur van uw leverancier, inclusief btw.
Het aantal medewerkers dat het geschenk heeft ontvangen.
Bij welke gelegenheid het is verstrekt.

Bij ons krijgt u automatisch een factuur met btw-specificatie bij uw bestelling, zodat uw boekhouder er direct mee vooruit kan.

Wilt u weten wat er binnen uw budget mogelijk is? Bekijk onze kerstpakketten voor bedrijven of vraag een offerte aan met uw aantal en budget per persoon.